Prawie 98% firm w Siechnicach to mikroprzedsiębiorstwa. W 2027 roku czeka je ważna zmiana.

KSeF od 1 stycznia 2027 roku – kogo obejmie obowiązek?

Obowiązkowy KSeF był wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku faktury w systemie zaczęły wystawiać największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, z jednym istotnym rozwiązaniem przejściowym dla najmniejszych firm.

Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorca może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza 10 tys. zł brutto. Gdy limit zostanie przekroczony, obowiązek zaczyna się już od faktury, która powoduje jego przekroczenie. Od 1 stycznia 2027 roku to czasowe ułatwienie przestanie obowiązywać.

Właśnie ta grupa jest szczególnie istotna z punktu widzenia lokalnej gospodarki Siechnic. Niewielka firma usługowa, jednoosobowy fachowiec czy przedsiębiorca prowadzący działalność dodatkowo może dziś wystawiać zaledwie kilka faktur miesięcznie i mieścić się poniżej limitu. Od stycznia sam niewielki obrót nie będzie już podstawą do korzystania z tego odroczenia.

Mała firma powinna już dziś odbierać faktury z KSeF

Data 1 stycznia 2027 roku dotyczy przede wszystkim obowiązku wystawiania faktur przez najmniejszych podatników korzystających z rozwiązania przejściowego. Odbiór wygląda inaczej. Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkami wskazanymi w przepisach.

Przedsiębiorca, który sam nadal wystawia swoje dokumenty w dotychczasowy sposób, może więc otrzymywać od dostawców faktury właśnie przez KSeF. Ma to praktyczne znaczenie przy zakupie usług telekomunikacyjnych, wyposażenia, materiałów, paliwa czy usług świadczonych przez większych kontrahentów.

Przygotowanie firmy do KSeF warto więc zacząć od sprawdzenia, jak obecnie odbierane są dokumenty kosztowe. Jeżeli faktury trafiają częściowo e-mailem, częściowo w papierze, część pobierana jest z paneli dostawców, a kolejne pojawiają się w KSeF, właściciel powinien ustalić jeden sposób ich zbierania i przekazywania do księgowości.

Dostęp do KSeF w jednoosobowej działalności i spółce

W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel ma przypisane podstawowe uprawnienia do KSeF. Do systemu może dostać się między innymi przy użyciu Profilu Zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Nie trzeba wcześniej składać osobnego formularza tylko po to, aby właściciel JDG uzyskał podstawowy dostęp.

Inaczej może wyglądać sytuacja w spółce. Jeżeli podmiot niebędący osobą fizyczną nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, do wskazania osoby uprawnionej służy formularz ZAW-FA. Później można nadać odpowiednie prawa kolejnym osobom, na przykład pracownikowi zajmującemu się fakturami albo księgowemu.

To dobry moment, aby ustalić w firmie, kto faktycznie powinien mieć możliwość wystawiania faktur, kto potrzebuje jedynie dostępu do dokumentów zakupowych, a kto ma zarządzać uprawnieniami. Nawet w kilkuosobowym przedsiębiorstwie te role mogą być rozdzielone.

Uprawnienia w KSeF warto uporządkować przed końcem roku

Przy jednoosobowej firmie schemat może być bardzo prosty: właściciel sam wystawia faktury i sam prowadzi księgowość albo przekazuje dokumenty księgowemu. Wraz z pojawieniem się pracowników, wspólników czy zewnętrznego biura rachunkowego trzeba już świadomie zdecydować, kto powinien wykonywać poszczególne operacje.

KSeF pozwala nadawać uprawnienia między innymi do wystawiania faktur, dostępu do dokumentów oraz zarządzania kolejnymi uprawnieniami. Biuro rachunkowe również może pracować na dokumentach klienta, ale musi uzyskać odpowiednie prawa do działania w kontekście jego NIP.

Warto przy tym potraktować dostęp do faktur tak samo poważnie jak dostęp do bankowości firmowej czy systemu księgowego. Osoba, która kończy współpracę z przedsiębiorstwem, powinna tracić zbędne uprawnienia. Firma powinna również wiedzieć, kto ma prawo nadawać je kolejnym użytkownikom.

Program do KSeF czy bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów?

Przedsiębiorca może korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, w tym Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmy. Dostępne są również komercyjne programy zintegrowane z KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów samo wskazuje, że wybór rozwiązania powinien uwzględniać skalę działalności i liczbę obsługiwanych faktur.

Przy kilku fakturach miesięcznie wymagania mogą być niewielkie. Gdy przedsiębiorca jednocześnie prowadzi KPiR lub ryczałt, rozlicza koszty i chce ograniczyć przepisywanie danych, większe znaczenie ma połączenie fakturowania z księgowością.

Partner dzisiejszego artykułu, dostawca programu do księgowości Systim, łączy obsługę KSeF z programem do faktur i księgowości. System pozwala wysyłać faktury do KSeF, sprawdzać ich status, odbierać dokumenty wystawione przez kontrahentów i następnie je księgować. Dla przedsiębiorcy prowadzącego samodzielną księgowość oznacza to możliwość obsługi faktury i jej rozliczenia w jednym środowisku, zamiast przenoszenia danych pomiędzy kilkoma aplikacjami.

Certyfikat KSeF przyda się także wtedy, gdy zabraknie internetu

Przygotowanie warto rozszerzyć również o certyfikat KSeF. Jest on jedną z metod uwierzytelnienia w systemie, a odpowiedni jego rodzaj jest potrzebny przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych, między innymi offline24. Certyfikat można obecnie uzyskać poprzez KSeF 2.0, a jego okres ważności wynosi maksymalnie dwa lata.

Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza bieżącym połączeniem z KSeF, na przykład przy problemach z internetem, a następnie przesłać ją do systemu zgodnie z przewidzianą procedurą. Przy przekazywaniu takiego dokumentu przed jego przesłaniem do KSeF stosowane są odpowiednie kody QR, a jeden z nich wymaga certyfikatu KSeF typu 2.

Dla jednoosobowej działalności może brzmieć to jak techniczny szczegół, dopóki przedsiębiorca nie musi wystawić faktury klientowi właśnie wtedy, gdy połączenie z siecią jest niestabilne. W firmach pracujących w terenie, na budowach czy u klientów procedura awaryjna może mieć znacznie większe znaczenie niż w działalności prowadzonej stale z biura.

Przygotowanie firmy do KSeF – co zrobić przed 1 stycznia 2027 roku?

Najmniejsza firma nie potrzebuje rozbudowanego projektu wdrożeniowego. Do końca roku warto jednak przejść przez kilka konkretnych punktów:

• sprawdzić, czy firma rzeczywiście korzysta z odroczenia dla sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie,
• zweryfikować dostęp właściciela do KSeF,
• ustalić, kto będzie wystawiał i odbierał faktury,
• nadać potrzebne uprawnienia pracownikowi lub księgowemu,
• wybrać sposób wystawiania faktur po 1 stycznia 2027 roku,
• sprawdzić, jak faktury pobrane z KSeF będą trafiały do księgowości,
• przygotować certyfikat, jeżeli firma chce korzystać z odpowiednich trybów offline,
• przetestować cały proces na kilku dokumentach przed rozpoczęciem obowiązku.

Najwięcej problemów może pojawić się tam, gdzie decyzje organizacyjne zostaną odłożone do pierwszej faktury wystawianej w styczniu. Samo wysłanie dokumentu do systemu jest tylko jednym etapem. Firma musi jeszcze wiedzieć, kto go wystawia, gdzie trafiają faktury zakupowe i w jaki sposób dane przechodzą później do księgowości.

Dla lokalnego biznesu ma to szczególne znaczenie. Gospodarka Siechnic opiera się w dużej mierze na bardzo małych podmiotach, a w całej gminie liczba przedsiębiorców nadal rośnie. Od 1 stycznia 2027 roku kolejna część tych firm wejdzie w obowiązkowy model e-fakturowania. Kilka miesięcy pozostałych do końca roku wystarczy, aby przygotować dostęp, uporządkować obieg dokumentów i przetestować wybrane narzędzia bez robienia tego przy pierwszej styczniowej fakturze.