Dlaczego warto wdrożyć monitorowanie należności w firmie?

Dlaczego warto wdrożyć monitorowanie należności w firmie?

Utrzymanie płynności finansowej i zdolności inwestycyjnej to podstawa dobrze prosperującej firmy. Bez środków finansowych oraz potrzebnego budżetu rozwój przedsiębiorstwa czy nowe inwestycje są praktycznie niemożliwe. Brak zapłaty przez choćby jednego kontrahenta powoduje zachwianie sytuacji finansowej firmy a w niektórych przypadkach nawet powolny jej upadek. Przedsiębiorca musi wypłacić pracownikom wynagrodzenie, zapłacić dostawcom czy usługodawcom dlatego terminowe zapłaty są tak bardzo ważne. Aby uniknąć nieściągalnych długów warto wdrożyć w firmie monitoring należności!!
 

Co to jest monitoring należności

Monitoring należności, który często jest również nazywany monitoringiem faktur lub monitoringiem płatności to kontrolowanie terminów płatności w danej firmie. To nadzorowanie stanu należności uregulowanych i nieuregulowanych, po to, aby zapobiec powstawania problemu z otrzymaniem terminowych wpłat.

Cele monitoringu:

Celem monitoringu jest poinformowanie kontrahentów o upływającym terminie płatności a jeżeli termin już minął o niezwłocznym uregulowaniu faktury. Można to zrobić na kilka sposobów:

• wysłać pocztą oficjalne wezwanie o konieczności uregulowania należności,
• zadzwonić,
• wysłać maila,
• wiadomości głosowe,
• wysłać smsa.

Jak działa monitoring?

Działania podejmowane w ramach monitoringu należności opierają się na krótkich przypomnieniach o konieczności zapłaty wystosowanych do kontrahentów. Zadaniem monitoringu jest redukcja i zapobieganie wszelkim opóźnieniom w spłatach należności. Stałe monitorowanie płatności uchroni firmę przed zatorami płatniczymi wynikającymi z faktur, których termin spłaty już minął lub właśnie mija. Bez przypomnienia najprawdopodobniej nie będą uregulowane w terminie.

Sposób monitorowania należności

Monitorować należności można w różny sposób w zależności od zaangażowania firmy i jej wielkości. W mniejszych przedsiębiorstwach takie zadanie powierzone jest księgowej lub specjalnie do tego zatrudnionej osobie. Firmy z dużą liczbą klientów, a tym samym wystawiające znaczną ilość faktur posiadają specjalny dział windykacji.

Podstawową analizą wpłat jest raport wiekowania należności. Przedstawia on wszystkie należności z tytułu dostaw i usług podzielone według terminu płatności. Przedziały mogą być różne i z reguły dzielą się na kategorie:

• należności bieżące
• należności opóźnione o 30 dni
• należności opóźniane powyżej 30 dni
• należności opóźnione powyżej 60 dni
• należności opóźnione powyżej 90 dni

Monitoring należności jest narzędziem informatycznym, które dostarcza firmie informacje o kliencie i jego historii finansowej. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnego systemu umożliwiającego dostęp do wiarygodnych danych o sytuacji kontrahentów. Takim narzędziem jest system CofaPay.

CofaPay umożliwia:

• wymianę informacji na temat klientów
• analizę i monitorowanie relacji klient przedsiębiorca
• zlecanie usług windykacyjnych
• analizę danych o należnościach
• analizę branżową

Dzięki CofaPay uzyskasz szczegółową analizę posunięć płatniczych, zdarzenia windykacyjne czy niewypłacalności, @rating score oraz wskaźnik PMI wszystkich Twoich klientów!!!

W celu przypomnienia o konieczności uiszczenia zapłaty, kontrahentowi wysyłane są stosowne przypomnienia. W treści zawierają:

• informację, iż termin płatności się zbliża lub już upłyną
• przypomnienie o konieczności uregulowania długu
• numer rachunku do zapłaty
• numer telefonu, pod który można zadzwonić w razie jakichkolwiek pytań.

Sprawdź szczegóły!
 

Zalety monitoringu należności

Korzyści wynikających z wprowadzenia monitoringu jest bardzo dużo. Należą do nich:

• kontrola nad płatnościami
• redukcja ukrytych kosztów
• zachowanie płynności finansowej
• bieżąca identyfikacja kontrahentów
• mniejsza ilość przeterminowanych faktur
• motywowanie kontrahentów do spłaty długu
• poprawa reputacji firmy

Windykacja należności

Nawet najlepiej prowadzony monitoring płatności nie uchroni nas przed klientem, który pomimo otrzymywania powiadomień o konieczności uregulowania zobowiązania i tak tego nie zrobi.

Pierwszy kontakt z płatnikiem należy wykonać jeszcze przed upływem terminu płatności i uprzejmie poinformować o konieczności uregulowania płatności w terminie.
Kolejne przypomnienie powinno się odbyć w terminie lub tuż po jego upłynięciu. Należy w pierwszej kolejności upewnić się czy płatność została dokonana czy nie. Jeżeli nie, należy stanowczo przypomnieć o zaległej należności i ewentualnie wyznaczyć kolejny już ostateczny termin spłaty.

Jeśli po upływie drugiego terminu na konto firmy wciąż nie wpłynęły pieniądze, należy wysłać list lub telefonicznie ostatecznie wezwać do zapłaty. Warto dodać, że w razie nie dopełnienia obowiązku zapłaty sprawa trafi do windykacji.

Proces windykacji polubownej to wczesny etap działań wierzyciela. Jest to kolejna próba podjęcia dialogu z dłużnikiem poprzez ustalenie kolejnego terminu płatności lub rozłożenia zadłużenia na raty. Jeżeli pomimo pism windykacyjnych dłużnik nie podejmie rozmowy wówczas postępowanie windykacyjne wkracza na kolejny etap. Zostanie złożony wniosek o wpis do bazy KRD czyli Krajowego Rejestru Długów. Taki wpis wpłynie realnie na zdolność kredytową i uniemożliwi zaciągnięcie kolejnych zobowiązań finansowych. Końcowym etapem jest wkroczenie na drogę sądową.

Monitoring należności-dla kogo?

Każde przedsiębiorstwo , któremu zależy na terminowych wpłatach swoich kontrahentów, powinno taki monitoring mieć.

Monitoring należności to narzędzie dla wszystkich-dużych, średnich czy małych przedsiębiorstw bez względu na ilość faktur i ich wartość. Polecany jest w szczególności dla dużych firm, które miesięcznie mają bardzo dużo transakcji. Kontrolowanie tak wielu płatności stanowiłoby nie lada wyzwanie.
 

Czy warto prowadzić monitoring należności w firmie?

Wprowadzenie monitoringu należności to oszczędność czasu i pieniędzy. Kontrolowanie finansów pozwoli skupić się na zarabianiu, a nie odzyskiwaniem pieniędzy. Pozwoli również uniknąć nieprzyjemnych emocji, które towarzyszą windykacji. Uprzejme i taktowne przypomnienie o zapłacie nie popsuje relacji z klientem.
 

Brak monitoringu należności-skutki

Nieprowadzenie monitorowania należności lub prowadzenie tylko w sposób wybiórczy może prowadzić do wielu poważnych konsekwencji. Jedną z nich tworzenie się zatorów finansowych, których konsekwencją jest utrata płynności finansowej. Bez przypomnienia nieopłacone faktury vat lub niewiadomego pochodzenia nie zostaną uregulowane. Stałe monitorowanie pozwoli uniknąć takich sytuacji.
 

Podsumowanie

Pamiętaj, że bez względu na to czy zdecydujesz się na monitoring płatności w klasycznej formie czyli tzw. ręcznej czy skorzystasz z systemu do monitoringu online-warto to zrobić!! Monitoring należności pozwoli uniknąć działania windykacyjnego!!!